• están los que no tienen más remedio. A medida que la globalización avanza desprendiéndose de puestos de trabajo a diestra y siniestra, es cada vez más común encontrar personas interesadas en trabajar desde la casa para bajar los costos fijos y "capear¨la situación lo mejor posible y seguir ganando dinero.
• también están los que lo adoptan como elección de vida. Toda esa masa laboral más sofisticada, segura de que en una sociedad basada en el conocimiento, pueden "negociar" hacer el trabajo o parte del mismo desde su hogar para estar más en contacto con los hijos o tener más control de su tiempo.
• y también tenemos a los jóvenes profesionales que, al igual que el ejemplo anterior, conocen su potencial y deciden instalarse totalmente por su cuenta, lejos de la vida corporativa y cerca de su familia. Particularmente mujeres con hijos chicos y profesionales dedicados al teletrabajo, donde el cliente puede estar en cualquier lugar del mundo o trabajar desde su casa y ganar dinero.
Cualquiera sea su situación, si ya le ha picado el bichito de quedarse en casa e instalar su oficina ahí, le comentamos algunos pasos que debería considerar para trabajar desde casa y aprovechar esta oportunidad de negocios.
1. Escriba un Plan de Negocios o, al menos, bosquélejo.
Si no tiene sus objetivos claros no va a llegar muy lejos. Un Plan de Negocios cumple varias funciones:
- Ayuda a comprender el negocio en su totalidad. Al ponerlo por escrito, inmediatamente aparecen los "puntos oscuros". Cuántas más preguntas se haga y conteste en esta etapa, menos sorpresas van a aparecer en el camino. Además ayuda a direccionar la búsqueda de información.
- Nos permite verificar números, estimar costos (sí, aunque sea en casita, hay costos que cubrir)
- Funciona como una hoja de ruta. Nos permite hacer controles periódicos para ver si el negocio se está desenvolviendo como planificamos a vamos a tener que hacer algunos ajustes.
Su Plan de Negocios puede tener una estructural formal o informal. Pero si el plan es bueno y consistente, el hecho de cumplir ciertas formalidades de contenido, es una ventaja a la hora de buscar fondos.
Cualquiera sea su elección, sepa que es absolutamente indispensable tener un manejo mínimo de hoja de cálculo (Excell o cualquier otra) para hacer las proyecciones numéricas. Sin números no hay dinero y sin $$$ no hay negocio, ¿se entiende?
2. Encuentre capital
Y hablando del cruel dinero, ahora que ya preparó el Plan de negocios ¿de dónde sacará fondos para financiarlo? Si bien todo negocio necesita cierto capital para arrancar, si no tiene mucha experiencia puede ser más conveniente arreglarse con lo propio.
He visto muchísimos casos de gente que tomó créditos sólo para endeudarse más. Hay que ser muy concientes de que ni la más estricta planificación nos garantiza el éxito de un emprendimiento, sin embargo largarnos a tientas y locas, sólo porque "nos parecía" un buen negocio, seguramente aumenta las posibilidades de salir mal.
Si luego de estudiar el negocio cuidadosamente llega a la conclusión de que va a necesitar capital para empezar, le sugiero que explore un poco las entidades oficiales de ayuda a la pequeña empresa, suelen otorgar créditos sin intereses o con intereses mucho menor a las tasas de mercado.
Como por ejemplo:
* En EE.UU: Small Business Administration: http://www.sba.gov/ que mantine también el Online Woman Business Center: http://www.onlinewbc.gov/ (en inglés y castellano)
* En Argentina: el Programa de Apoyo a la Pequeña empresa del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires: http://www.buenosaires.gov.ar/sindust/sde08.asp
* Banco Mundial de la Mujer: http://www.swwb.org/Spanish/index.htm
Otra fuente de financiamiento que no podemos dejar de considerar es la familia y los amigos. Por supuesto, esta fuente es un poco "sensible" y conviene aclarar muy bien los términos. Un sencillo contrato que deje por escrito los términos y condiciones del préstamo puede evitar que nos quedemos sin amigos.
Una fuente desaconsejada, aunque muy usada debido a la rapidez y facilidad de acceso, es el descubierto bancario y las tarjetas de crédito. Pareciera que este punto no necesita demasiadas consideraciones pero es increible la cantidad de pequeños negocios (y no tan pequeños! ) que se financian de esta manera. Recuerde, en la mayoría de los países estos descubiertos o adelantos son carísimos y arrasan con la rentabilidad del emprendimiento.
3. Y qué nombre le pondremos...
Cuando no disponemos de una vidriera a la calle, el nombre de nuestro negocio debería dar alguna pista al posible cliente sobre nuestra actividad.
El nombre forma parte de la imagen de nuestro negocio, lo hayamos pensado así o no, así que mucho cuidado cuando usamos nombres graciosos, una cosa es un juego entre amigos y otra muy distinta es ganarse la vida.
Cuando voy caminando para mi oficina, paso por un restaurant de nombre "La mosca en la sopa", muy gracioso, pero me pregunto si es muy conveniente, sobre todo si el lugar no luce una imagen inmaculada...
En el nombre también hay que tener en cuenta el alcance geográfico del mismo, no poca cosa en épocas de negocios globalizados.
Otro aspecto a tener en cuenta es el registro del nombre como marca en una o varias categorías. Si tiene éxito, ya me lo va a agradecer. Consulte la oficina de patentes y marcas de su país, no sea que desarrolle un producto o servicio y luego se entere que la marca le pertenece a otra/o. Lo mismo se aplica al nombre de dominio. Aunque no tenga en mente poner su negocio en el ciberespacio, no puede dejar de considerar la alternativa, ya que si luego quiere hacerlo (y va a querer, créame) y se encuentra que el dominio está vendido ¿qué va a hacer? ¿cambiar de marca?
4. Asuntos legales
A qué ¿ se creía que porque iba a comenzar un pequeño negocio no le interesaba al fisco? Error, a todos los gobiernos les interesa recaudar...
Algunos puntos a considerar:
* Revise la legislación local en material de permiso de negocios. ¿la actividad necesita alguna habilitación? ¿Está permitida en la zona? Pregunte en la Municipalidad o ente local.
* Averigue en su Colegio Profesional (en el caso que corresponda) si necesita alguna matrícula particular.
* Impuestos, impuestos, ¿en cuáles debe inscribirse? Aquí hay 2 fuentes de consulta esenciales: su contador y otro colega o asociación profesional o comercial. Habitualmente con el contador debería alcanzar, pero al menos mi experiencia me indica que, en países con una estructura legal e impositiva compleja (como es el caso de Argentina) los contadores, si no tiene experiencia en esa actividad en particular, no siempre son los mejores consejeros.
Me ha pasado de pagar impuestos que no correspondían a mi actividad y, dinero que entró en el fisco....
* ¿Cómo va a desarrollar su actividad? Va a ser una empresa unipersonal, una SA, SRL, Corp, Inc, LLC, cada país tiene sus denominaciones. Además no todos los países son demasiados estrictos. En EE.UU no me animaría a desarrollar una actividad sin pasar por el proceso de "incorporated", en Argentina, no se me ocurriría armar una sociedad hasta ver cómo se desenvuelve el negocio.
5. Establezca una lista de precios
Nuevamente, programa de hoja de cálculo mediante, estudie bien sus costos.
Tanto si lo que tiene es un producto o servicio, establezca un sistema de costos y verifíquelo periódicamente. La necesidad de correcciones pueden deberse a múltiples motivos: errores de apreciación al hacer las primeras estimaciones, diferencias de costos (aumento o disminución) por cambios en la escala de producción o del sistema de trabajo, etc. Si necesita ayuda para analizar los costos, vea el artículo: Como presupuestar servicios profesionales y luego, La planilla de flujo de fondos o cash-flow.
Confeccione una lista de precios y póngala a disposición de sus clientes y prospectos. Los clientes deben saber de antemano exactamente que se les ofrece, en que tiempo, a que precio y cual es la forma de pago.
6. Seguros
Este tópico depende mucho de los usos y costumbres de cada país.
Si usted vive en EE.UU y su negocio implica que va a recibir clientes en casa, yo no dejaría de consultar con mi agente de seguros, ya sabe lo quisquillosos que son los norteamericanos al respecto y su "industria del juicio" :-) Si tiene una póliza de seguro hogareña, puede que no le cubra su nueva actividad, investigue.
7. Armando la oficina
Veamos ¿necesita una oficina independiente? ¿Recibe clientes? Porque si recibe gente no puede ubicar la oficina en el dormitorio, o sí, usted sabrá ;-) pero, bueno si el negocio era ESE, el Business Plan (en inglés, así parece más business) es otro, la necesidad de capital es de tipo más físico, el nombre del negocio debe ser muy "insinuante" y los métodos de promoción son otros, ah sí, la imagen de la empresaria cuenta mucho...
Bueno volviendo a otro tipo de negocios, si su conclusión es que necesita un ambiente independiente, le sugiero analizar su departamento o casa con ojo "arquitectónico" o más bien recurrir a los consejos de algun profesional.
La mirada profesional obrará maravillas en ese pequeño espacio, cualquier arquitecta/o le cobrará como si fuera una consulta, no un proyecto completo, pero debe aclararle primero los alcances de su consulta.
Cuando se trabaja en casa se deben extremar las precauciones para preservar el ambiente de trabajo y cuidar la imagen. Sus clientes no deben asumir que, porque trabaja en casa, su trabajo no es profesional, o es de menor calidad. De usted depende la idea que se hagan.
Con respecto al amoblamiento le sugiero pensar varias veces sobre los muebles que necesita, haga una lista y evalúela cuidadosamente, solemos comprar lo que no necesitamos y después tenemos poco espacio. Afortunadamente hoy en día, con la proliferación de las oficinas hogareñas, hay una amplia oferta de muebles especialmente pensados para convivir en el hogar.
8. La imagen de su empresa
¿Nunca le pasó ir a una reunión de negocios y que su interlocutor le diga que no tiene tarjetas comerciales? ¿Qué quiere que le diga...? Mejor no le digo lo que pienso.
Las tarjetas comerciales deben estar siempre en la cartera de la dama o el bolsillo del caballero ¿se entiende? Si usted padece la misma manía que tengo yo de cambiar de portafolio continuamente, la solución es sencilla: tarjetas personales y folletería deben estar es TODOS sus carteras, portafolios, billetera, etc. Yo tengo tarjetas hasta en la mochila de la bicicleta! No, no voy a ver a los clientes en bici pero una nunca sabe por donde puede aparecer un cliente.
¿Y la papelería comercial? Vamos no me diga que la imprenta le resulta costosa, ya sabemos que en pequeñas cantidades, la mayoría de los presupuestos no cierran.. pero ¿no oyó hablar del "print on demand" o impresión según demanda? Consulte con un diseñados gráfico, en Digital Dreams solemos realizar el desarrollo de la imagen y proveerle a los clientes más chicos los archivos digitales para que los impriman en su impresora. Hay muchas soluciones posibles, le repito consulte a un profesional, no descuide su imagen. Aún cuando no comunica, comunica. Decida lo que quiera comunicar, no deje que el prospecto se haga solo "la película", puede que no le convenga.
9. Una linea telefónica dedicada
Debe considerar instalar una segunda línea con fines comerciales.
De esta manera podrá incluir su número en las páginas amarillas y otros directorios.
10. Ahh, los detalles
¡Hágase de un organizador y úselo! Acostúmbrese a pensar y planificar en términos de semanas y meses. ¿Qué objetivo debo alcanzar este mes? ¿Entonces cómo organizo mi semana? ¿Qué tengo que hacer HOY para cumplir con mi objetivo semanal? ¿y con el mensual?
Pruebe diversos métodos y adopte el que mejor se adapte a su personalidad. A algunas personas le resulta copiar los eventos principales de su agenda en un organizador (una hoja grande de papel servirá para el caso) y pegarlo a la vista en el escritorio, o en la puerta de la heladera, usted sabrá donde lo tiene más a la vista.
Mucha gente cree que con planificar es suficiente, pero la realidad es que el trabajo no se hace sólo. Trácese metas y luego ¡EJECUTE!
11. Manténgase conectada/o
No se aisle. Trabajar en casa también tiene su lado negativo.
Aproveche la tecnología, manténgase en contacto con otros colegas a través de los foros y listas de discusión, el trabajo le resultará más llevadero.
12. No olvide su vida personal
Ahora que trabaja en casa no se olvide de que todavía existe el mundo exterior! Salga, pasee, converse con otros, vaya al gimnasio, haga alguna actividad física. No exagere con eso de que como está en su casa trabaja en el horario que quiere, se levanta cuando se le ocurre y se viste como se le dá la gana.
Recuerde que muchas veces al estar en casa nos desconcentramos, perdemos el tiempo y tendemos a trabajar más horas.
Para terminar, en nuestra sección Caja de Herramientas encontrará, valga la redundancia, varias herramientas útiles para pensar su actividad y mantenerla funcionando.
Y recuerde, trabajar desde casa no es para cualquiera, se necesita esfuerzo, planificación, mucha capacidad de organización y automotivación. Exitos!
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